Ausgangslage: manuelle Prozesse auf Wachstumskurs
Ein Personalvermittlungsunternehmen spezialisiert auf Gastronomie, Hotellerie und Events betrieb zwei Standorte in Graz und Linz. Das Geschaft lief gut - aber die internen Prozesse wuchsen nicht mit.
Hunderte Mitarbeitereinsaetze wurden in Excel-Tabellen geplant, Mitarbeiterkontakt lief per SMS, Sozialversicherungsanmeldungen ueber eine separate Software ohne Systemanbindung. Jede Buchung bedeutete manuelle Arbeit an mehreren Stellen.
Das Kernproblem: Manuelle Koordination funktioniert bis zu einer bestimmten Groesse. Darueber wird sie zur Wachstumsbremse. Das Unternehmen hatte diesen Punkt erreicht.
Die Herausforderung im Detail
Drei separate Systeme ohne Verbindung, alle manuell befuttet:
| Prozess | Alt (vor Plattform) | Problem |
|---|---|---|
| Dienstplanung | Excel + Confluence | Kein mobiler Zugriff, kein Echtzeit-Status |
| Mitarbeiter-Kommunikation | Manuelle SMS | Zeitaufwaendig, kein Tracking, keine Bestaetigungen |
| SV-Anmeldungen (ELDA) | Separate Software, doppelte Eingabe | Fehleranfaellig, Zeitverlust |
| Zeiterfassung | Papier, manuelle Uebertragung | Fehler, Verzoegerungen bei Lohnverrechnung |
| Rechnungslegung | Manuell erstellt | Zeitaufwaendig, fehleranfaellig |
Die Loesung: von Modulen zu Workflows
Das Ziel war keine Digitalisierung von Excel. Das Ziel war eine Plattform, die die Logik des Geschaefts versteht und Workflows end-to-end abbildet - von der Anfrage bis zur Rechnung.
Kunden- und Mitarbeiterdatenbank
Zentrale Datenbasis fur alle Beteiligten: Kunden (Restaurants, Hotels, Events), Mitarbeiter (Profile, Qualifikationen, Verfugbarkeit), Einsaetze. Eine Quelle der Wahrheit statt verteilter Tabellen.
Dienstplanverwaltung mit mobilem Zugriff
Statt Excel und Confluence: ein visueller Dienstplan mit Drag-and-drop, Verfugbarkeits-Pruefung in Echtzeit, mobilem Zugriff fur Disponenten. Mitarbeiter sehen ihre Einsaetze sofort auf ihrem Smartphone.
Automatisierte Benachrichtigungen
Aus manuellen SMS wurden automatische Push-Benachrichtigungen und In-App-Nachrichten. Buchungsbestaetigung, Erinnerungen, Aenderungen - alles laeuft automatisch, mit Lesestatus und Protokoll.
Zeiterfassung mit Lohnverrechnungs-Schnittstelle
Mitarbeiter erfassen Zeiten direkt in der App. Die Daten fliessen automatisch in die Lohnverrechnung - keine manuelle Uebertragung, keine Verzoegerungen, keine Fehler durch abgetippte Stundenlisten.
Automatisierte Rechnungslegung
Aus abgeschlossenen Einsaetzen werden automatisch Rechnungen generiert - mit korrekten Stunden, Tarifen und Kundendaten. Was frueher 30 Minuten pro Rechnung kostete, dauert jetzt Sekunden.
React Native App fur Mitarbeiterkoordination in Echtzeit - dieselbe Technologie wie bei City Taxi Eisenstadt, jetzt fur einen komplexeren Multi-Nutzer-Anwendungsfall. Fastlane automatisiert alle App-Deployments.
Besonderheit: ELDA-Integration
Der technisch anspruchsvollste Teil des Projekts: die direkte Integration mit ELDA, der Schnittstelle fur Sozialversicherungsanmeldungen in Osterreich.
Fruher: Mitarbeiterdaten in der alten Software erfassen, dieselben Daten nochmal in ELDA eingeben. Zwei Systeme, doppelte Arbeit, maximales Fehlerpotenzial.
Jetzt: Ein Mitarbeiter wird in gastro:work angelegt. Die SV-Anmeldung wird direkt aus der Plattform abgewickelt - kein Wechsel, keine Doppeleingabe, automatisches Protokoll.
Systemintegration als Kernkompetenz: ELDA ist kein einfaches REST-API. Die Integration erforderte tiefes Verstaendnis des Datenaustauschformats und der oesterreichischen SV-Anforderungen. Genau diese Art von Behorden-API-Integration ist eine Staerke von Kigazon.
Ergebnis und Kommerzialisierung
Der Verwaltungsaufwand wurde um 30-50 Prozent reduziert - gemessen an der Zeit, die Disponenten fruher fur manuelle Koordination, SMS-Versand und doppelte Dateneingabe benoetigt haben.
Die drei grossen Zeitfresser wurden eliminiert:
- Excel-Pflege entfaellt vollstaendig - Dienstplan lebt in der Plattform
- Manuelle SMS-Koordination durch automatische Benachrichtigungen ersetzt
- ELDA-Doppeleingabe durch direkte Schnittstelle eliminiert
Nach der Projektuebergabe 2021 erkannte der Auftraggeber das Potenzial der Plattform und kommerzialisierte sie als eigenstaendiges SaaS-Produkt: APPLIQON. Die saubere Modularchitektur und das durchdachte Datenmodell machten diesen Schritt moeglich - ohne grosse Umbauarbeiten.
Das beste Zeichen fur gute Architektur: Eine intern entwickelte Loesung wird zum eigenstaendigen Produkt. Das funktioniert nur, wenn die ursprungliche Architektur sauber und erweiterbar ist.
Learnings fur aehnliche Projekte
Prozessanalyse vor Code
Das Projekt begann nicht mit "welche Features brauchen wir", sondern "wo verliert das Unternehmen Zeit". Die drei identifizierten Zeitfresser (Excel, SMS, ELDA) gaben die Entwicklungsprioritaet vor. Code ist das letzte, was man schreibt.
Behorden-APIs sind unterschaetzt kompliziert
ELDA-Integration klingt nach einer Checkbox. In der Praxis ist es ein Wochen-Projekt: Format-Recherche, Test-Umgebung aufsetzen, Edge-Cases abdecken, Fehlerbehandlung bauen. Wer das unterschaetzt, liefert spaet.
Skalierbare Architektur zahlt sich aus
Funf Jahre Entwicklung, dann Kommerzialisierung ohne Umbau: Das ist der Return on Investment von sauberer Architektur. Modularer Aufbau, sauberes Datenmodell, keine Quick-and-dirty-Loesungen unter Zeitdruck.