- Die Bauzeit ist der kleinste Posten. Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung bestimmen die Rechnung.
- Fertigprodukte kosten planbar und steigen mit der Nutzerzahl. Eigenbau kostet unregelmäßig und steigt mit der Komplexität.
- Entscheidend ist selten der Preis, sondern ob Ihr Bedarf vom Standard abgedeckt wird oder davon abweicht.
- Rechnen Sie beide Wege über drei Jahre durch, bevor Sie sich festlegen. Die Reihenfolge dreht sich dabei oft um.
Ein Werkzeug, das früher drei Monate gebraucht hätte, steht heute in drei Wochen. Diese Zahl verändert Entscheidungen, und sie verändert sie oft in die falsche Richtung. Denn gesunken ist nur ein einziger Posten der Rechnung, und es ist nicht der größte.
Die Frage "selbst bauen oder kaufen" wird meist mit zwei Zahlen beantwortet: dem Preis des Fertigprodukts und der geschätzten Bauzeit. Beide sind leicht zu ermitteln und beide sagen wenig darüber aus, was in drei Jahren auf der Rechnung steht.
Warum die übliche Rechnung kippt
Software verursacht über ihre Lebensdauer deutlich mehr Aufwand im Betrieb als beim Bau. Diese Beobachtung ist älter als jede Coding-KI, und sie gilt weiter. Was sich geändert hat, ist das Verhältnis: Wenn die Bauzeit auf ein Drittel fällt, der Betrieb aber gleich bleibt, verschiebt sich der Schwerpunkt der Rechnung noch weiter nach hinten.
Praktisch heißt das: Die Zahl, die bei der Entscheidung am lautesten ist, ist die am wenigsten aussagekräftige. Wer nur die Bauzeit vergleicht, vergleicht den kleinsten Posten.
Faustregel für die erste Schätzung: Nehmen Sie Ihre geschätzte Bauzeit und rechnen Sie pro Jahr Betrieb noch einmal ein Drittel davon dazu. Über drei Jahre verdoppelt sich Ihre Ausgangszahl damit ungefähr. Das ist keine exakte Kalkulation, aber es bringt die Größenordnung auf den Tisch, bevor die Entscheidung fällt.
Was Eigenbau über drei Jahre kostet
Die Posten sind bekannt, sie stehen nur selten zusammen auf einem Blatt. Neben der Bauzeit fallen an: Hosting und Datensicherung, Aktualisierung der Abhängigkeiten, Sicherheitsupdates, Anpassungen bei geänderten Anforderungen und die Einarbeitung einer Vertretung. Dazu kommt ein Posten, den niemand budgetiert: die Zeit, die Ihre eigenen Leute damit verbringen, statt an ihrer eigentlichen Aufgabe zu arbeiten.
| Posten | Eigenbau | Fertigprodukt |
|---|---|---|
| Einmaliger Aufwand | Bauzeit, stark gesunken | Einrichtung und Datenübernahme |
| Laufende Kosten | Hosting, Updates, Wartung | Lizenz je Nutzer und Monat |
| Kostentreiber | Komplexität des Systems | Anzahl der Nutzer |
| Planbarkeit | Gering, fällt in Schüben an | Hoch, feste Beträge |
| Anpassbarkeit | Vollständig | Im Rahmen des Anbieters |
| Größtes Risiko | Wissen hängt an einer Person | Preiserhöhung oder Einstellung |
Die dritte Zeile ist der Kern der Sache. Eigenbau wird teurer, je komplizierter das System wird, unabhängig davon wie viele Menschen es nutzen. Ein Fertigprodukt wird teurer, je mehr Menschen es nutzen, unabhängig von der Komplexität. Daraus ergibt sich die Faustregel fast von selbst: Viele Nutzer und einfache Anforderungen sprechen für Eigenbau, wenige Nutzer mit ausgefallenen Anforderungen für ein Fertigprodukt. In der Praxis liegt der Fall meist dazwischen.
Was ein Fertigprodukt über drei Jahre kostet
Hier ist die Rechnung einfacher, aber nicht vollständig. Neben der Lizenz fallen an: Einrichtung, Übernahme bestehender Daten, Schulung, und bei vielen Anbietern Zusatzmodule für genau die Funktion, die Sie brauchen. Rechnen Sie außerdem mit Preiserhöhungen; drei Jahre sind lang genug, dass mindestens eine kommt.
Der Posten, der am häufigsten unterschätzt wird, ist die Anpassung Ihrer Abläufe an das Produkt. Jedes Fertigprodukt bringt eine Vorstellung davon mit, wie gearbeitet wird. Weicht Ihre Arbeitsweise davon ab, zahlen Sie entweder mit Umgewöhnung oder mit Behelfslösungen daneben. Beides taucht in keinem Angebot auf.
Die eigentliche Frage ist nicht der Preis
Wenn beide Wege über drei Jahre ähnlich teuer sind, und das ist erstaunlich oft der Fall, entscheidet etwas anderes: ob Ihr Bedarf dem Standard entspricht. Ein Unternehmen, das Rechnungen schreibt wie alle anderen, sollte keine eigene Rechnungssoftware bauen. Ein Unternehmen, dessen Kernprozess sich von jedem Anbieter unterscheidet, findet kein Produkt, das passt, und zahlt beim Kauf für neunzig Prozent Funktionen, die es nicht braucht.
Die zweite Frage ist die nach der eigenen Kapazität. Eigenbau bindet Menschen, und zwar dauerhaft, nicht nur während der Entwicklung. Wer diese Menschen nicht hat oder sie an anderer Stelle dringender braucht, sollte kaufen, auch wenn die Rechnung knapp für den Eigenbau spricht. Was der laufende Betrieb konkret verlangt, steht in Wer wartet das in sechs Monaten?.
Eine Entscheidungshilfe in fünf Fragen
Beantworten Sie die folgenden Fragen, bevor Sie rechnen. Wenn drei oder mehr Antworten für dieselbe Richtung sprechen, ist die Entscheidung meist schon gefallen.
- Weicht Ihr Ablauf vom Üblichen ab? Je stärker, desto eher Eigenbau.
- Wie viele Menschen nutzen es? Je mehr, desto eher Eigenbau.
- Haben Sie jemanden, der es dauerhaft betreut? Wenn nein, kaufen.
- Wie lange soll es laufen? Unter zwei Jahren spricht wenig für Eigenbau.
- Was passiert bei einem Ausfall? Je kritischer, desto eher ein Anbieter mit Zusage.
Für die Fälle, in denen der Eigenbau gewinnt, lohnt der Blick auf den Zuschnitt: Auch ein wirtschaftlich sinnvolles Projekt kann am falschen Umfang scheitern. Wie Sie den richtigen Einstieg finden, steht in Das erste interne Werkzeug. Wer die Budgetseite breiter aufziehen will, findet in Software-Budget für KMU den größeren Rahmen.
Was Sie mitnehmen sollten
Stellen Sie beide Rechnungen über drei Jahre auf, mit allen Posten, auch den unbequemen. Wenn die Zahlen dann nah beieinander liegen, entscheiden Sie nicht nach dem Preis, sondern danach, ob Ihr Bedarf zum Standard passt und ob Sie die Betreuung dauerhaft leisten können.
Die häufigste Fehlentscheidung ist nicht die falsche Richtung, sondern eine Entscheidung, die nur die Bauzeit betrachtet hat. Diese Rechnung geht am Anfang immer auf und drei Jahre später fast nie.
